Verwaltung

Das BIBA - Bremer Institut für Produktion und Logistik GmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine / einen
 
Verwaltungsangestellte/n für das Sekretariat des BIBA-Forschungsbereichs „Intelligente Produktions- und Logistiksysteme“
 
Entgeltgruppe TV-L E 9*, Arbeitszeit: 19,6 Wochenstunden (50%)
 
Das Beschäftigungsverhältnis ist nach § 14 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes auf zwei Jahre befristet. Die Entfristung der Stelle ist geplant.
 
Aufgabenbeschreibung:
 
Ihre Aufgaben umfassen die Organisation des Forschungsbereichssekretariats und die Koordinierung aller administrativen Abläufe im Forschungsbereich. Das beinhaltet:
  • Umfassende Erledigung aller Sekretariatsaufgaben einschließlich Aktenführung, Terminplanung, Dienstreiseangelegenheiten etc.,
  • Verwaltungs- und Budgetbetreuung des Forschungsbereichs sowie Projekt- und Forschungsdokumentationen,
  • Textverarbeitung am PC sowie Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache,
  • Unterstützung der Mitarbeiter in Verwaltungs- u.ä. Angelegenheiten, Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Symposien, Workshops, Kolloquien etc.,
  • Erledigung von Bestellungen für den Forschungsbereich unter Beachtung der einschlägigen Vorschriften und Anweisungen,
  • Monatliche Abrechnung von Kreditkarten, Dienstreisen etc.
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben für den Forschungsbereich und Vorbereitung von Personalangelegenheiten in Abstimmung mit dem Controlling
Ihr Profil:
  • kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit Abschluss oder vergleichbare Qualifikation,
  • sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch, insbesondere schriftliche Formulierungssicherheit in Deutsch und Englisch,
  • sicherer Umgang mit sämtlichen MS Office-Anwendungen,
  • Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften oder in der Instituts- bzw. Lehrstuhlverwaltung
  • strukturierte und selbstständige Arbeitsweise und Organisationstalent
  • offene, kommunikative, freundliche und teamfähige Persönlichkeit
Hinweise:
  • Schwerbehinderten Bewerberinnen bzw. Bewerbern wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben. Bewerbungen von Menschen mit einem Migrationshintergrund werden begrüßt.
  • Wir bitten Sie, uns Ihre Bewerbungsunterlagen nur per E-Mail bzw. als Kopien (keine Mappen) einzureichen, da wir sie aus Kostengründen nicht zurücksenden können. Sie werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.
  • Information nach Art. 13 Datenschutzgrundverordnung für Bewerber und Bewerberinnen: Wir bitten Sie, die Informationen zur Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten zur Kenntnis zu nehmen. Sie finden diese unter www.biba.uni-bremen.de direkt auf der Startseite unter Datenschutz. Mit Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen gehen wir davon aus, dass Sie mit der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten einverstanden sind.
Weitere Informationen:
 
* Die Bewertung der Stelle („kleine EG 9“) ermöglicht das Erreichen der Stufe 3 nach 5 Jahren in Stufe 2 sowie Stufe 4 nach 9 Jahren in Stufe 3, es gibt keine Stufen 5 und 6.
 
Kontakt:
 
Für Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Prof. Dr.-Ing. Michael Freitag, fre@biba.uni-bremen.de
 
Ihre vollständige Bewerbung, vorzugsweise als einzelne PDF-Datei, richten Sie bitte bis zum 31.12.2018 an:
 
Prof. Dr.-Ing. Michael Freitag
E-Mail: fre@biba.uni-bremen.de
Stichwort: IPS 1 fre Sekr
 
BIBA
Hochschulring 20
28359 Bremen
 

An der Universität Bremen ist im Fachbereich Produktionstechnik, Fachgebiet „Planung und Steuerung produktionstechnischer und logistischer Systeme“ -unter Vorbehalt der Stellenfreigabe- zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines
 
Fremdsprachenassistentin/Fremdsprachenassistenten mit Verwaltungsaufgaben
 
Entgeltgruppe TV-L E 9*, Arbeitszeit: 19,6 Wochenstunden (50%)
 
unbefristet zu besetzen.
 
Das Aufgabengebiet umfasst:
  • Korrespondenz und Textverarbeitung in deutscher und englischer und zusätzlich in einer weiteren Fremdsprache sowie einfache Übersetzungen
  • Verwaltungsaufgaben in Lehre und Forschung, insbesondere
    • Interne Buchhaltung der Fachgebietsfinanzen, insbesondere der Drittmittelvorhaben
    • Verwaltungsmäßige Betreuung der Forschungsaktivitäten
    • Verwaltungsmäßige Betreuung der Lehraktivitäten
  • Beschaffungen und deren verwaltungstechnische Bearbeitung
  • Sekretariatsaufgaben
Anforderungen:
  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachenassistentin / zum Fremdsprachenassistenten (Englisch und zusätzlich eine weitere Fremdsprache) oder gleichwertige Qualifikation, vorzugsweise nachzuweisen durch mehrjährige,
  • einschlägige Berufserfahrung
  • Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Wissenschaftsbereich
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (CEF-Level C2)
  • Kenntnisse der englischen (CEF-Level C1) und zusätzlich einer weiteren Fremdsprache (CEF-Level B2)
  • Sicherer Umgang mit Standard-Bürosoftware (Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, Webtools)
  • Idealerweise Erfahrungen mit einem integrierten Finanz- und Buchungssystem
  • Kooperativer, selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil
  • Organisationstalent und serviceorientiertes Auftreten
Hinweise:
  • Das Fachgebiet „Planung und Steuerung produktionstechnischer und logistischer Systeme“ arbeitet eng mit dem BIBA - Bremer Institut für Produktion und Logistik GmbH zusammen. Daher ist auch eine enge Zusammenarbeit des Fachgebietssekretariats mit der BIBA-Verwaltung notwendig. Nähere Informationen zum Umfeld dieses Arbeitsplatzes finden Sie auf den Webseiten: www.psps.uni-bremen.de und www.biba.uni-bremen.de.
  • Schwerbehinderten Bewerberinnen/Bewerbern wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund werden begrüßt.
  • Wir bitten Sie, uns Ihre Bewerbungsunterlagen nur per E-Mail bzw. als Kopien (keine Mappen) einzureichen, da wir sie aus Kostengründen nicht zurücksenden können. Sie werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.
  • Information nach Art. 13 Datenschutzgrundverordnung für Bewerber und Bewerberinnen: Wir bitten Sie, die Informationen zur Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten zur Kenntnis zu nehmen. Sie finden diese unter www.biba.uni-bremen.de direkt auf der Startseite unter Datenschutz. Mit Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen gehen wir davon aus, dass Sie mit der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten einverstanden sind.
Weitere Informationen:
 
* Die Bewertung der Stelle („kleine EG 9“) ermöglicht das Erreichen der Stufe 3 nach 5 Jahren in Stufe 2 sowie Stufe 4 nach 9 Jahren in Stufe 3, es gibt keine Stufen 5 und 6.
 
Kontakt:
 
Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen senden Sie bitte unter Angabe der Kennziffer A210/18bis zum 02.01.2019 an:
 
Prof. Dr.-Ing. Michael Freitag
Universität Bremen
Fachbereich Produktionstechnik
Fachgebiet Planung und Steuerung produktionstechnischer und logistischer Systeme
Hochschulring 20
28359 Bremen
 
Ferner ist eine Übersendung in elektronischer Form (bitte als 1 PDF-Datei) an folgende Adresse möglich: fre@biba.uni-bremen.de